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科普活动效果的“三书”管理

更新日期:2013-7-1来源:上海航宇科普中心

  为了落实《全民科学素质行动计划纲要(200620102020年)》关于组织实施的要求,提升科普场馆在开展各项科普活动中的效果监测和评估,故借用商务策划理论和营销管理的实战经验,建立以科普活动中执行的《策划书》、《任务书》、《评估书》“三书”文本为基础的效果管理体系,运用于公益性的科普活动策划设计、执行实施和总结评估整个过程之中,使之追求社会效益和教育意义的科普活动也能进行科学化、规范化的管理。《策划书》的形成在于策划设计的思维具有超前和新颖性定位,同时建立起评估预测和监测点的策划要求;《任务书》注重思维与实际操作的有机结合,在于细节与整体权衡之后形成可操作性的内容,也是具体性的评估验收项目内容;《评估书》作为“三书”文本中最难运用的文本,在具体操作中有常以总结替代,为此需要与前两个文本结合,形成以总结和分析为主的评估要素,从而指导今后的科普活动。掌握“三书”文本管理有利于科普工作者在实践工作中的应用,形成科普场馆内部的制度规范,同时在科普活动中能起到有效监测评估,不断完善科普活动质量和作用,更能进一步推进科普活动有序、有利、有效地开展。

关键词 科普活动 策划书 任务书 评估书 效果管理

 

一、引言

  目前,许多科普场馆只注重科普工作而忽视科普管理,为了做而做的现象是普遍存在的问题,没有系统的策划和合理的计划,更没有科学的评估和总结。虽然科普活动不以追求经济效益为目的,也不能忽视科普活动的社会效益和教育作用,不仅要考虑科普场馆自身的经济实力,而且要建立管理制度下的成本控制,不做无为的浪费。为此,公益性的科普活动需要向市场化经营的营销管理模式学习,掌握系统化管理和科学化运作技巧,尤其需要加强科普活动有效性的评估和监测。

  无论科普活动首次举行,还是已经成功举办多届多次,都有必要进行重新设计和策划,从而在科普活动效果管理的科学化、规范化和可操作性上取得更大的成效,也符合《全民科学素质行动计划纲要(200620102020年)》关于组织实施的要求。同时,在汲取先前的活动经验基础上可以不断完善和提高科普活动质量,使之每届(次)的科普活动都据有相对的新颖和超前来赢得受众,使之科普场馆具有全局和综合的实施计划和制度进行落实和执行,使之科普组织可以进行整体性的有效监控和全面总结,从而建立起具有导向、约束、凝聚、合作和标准作用的规范资料包。

二、科普活动的准备与思维定位

  科普活动的成功主要取决于组织者正确的思维导向和目标定位,为此必须把科普的个性和营销管理的共性相结合,进行全面、整体和综合性的事前策划,过程监控和总结评估。

()从《科普法》角度分析和定位:

  《科普法》明确了科普是“为了实施科教兴国战略和可持续发展战略,加强科学技术普及工作,提高公民的科学文化素质,推动经济发展和社会进步”的目的,科普活动“采取公众易于理解、接受、参与的方式”进行“国家和社会普及科学技术知识、倡导科学方法、传播科学思想、弘扬科学精神的活动”。对于科普场馆来说,每项科普活动所能达到的教育意义和社会效益是策划思维中最重要的考虑因素,也是一切科普活动的大前提,是不容违背的策划定位。

(二)从策划理论角度分析和定位:

  通过商务策划的理论与营销管理的成功经验,在科普活动的策划思维过程中还需要注入创新理念和科普观念。在策划思维中也应该考虑科普活动的新颖性、超前性和可操作性,易于公众接受和理解,易于科普活动达到成效,而在具体执行过程中还要考虑科普基地自身科普活动的全局性、整体性和综合性,易于最小成本取得最大的效益。

  所谓的新颖性是指相对于科普活动组织来说比以前更加新颖或精密,相对于参加科普活动者的认识水平更加新颖或精密,相对于时代进步程度更加新颖或精密;所谓的超前性是指每项活动的内容与形式的超前,包括某细节处理的超前,最主要是科普活动在社会效益上的超前,并具有引领和指导作用;所谓的可操作性是活动的规范化和便利原则相结合的有效执行力,使整个活动的每个步骤或程序都可监测,并能达到总结评估作用。

(三)从思维程序角度分析和定位:

  一般策划思维需要进行自我、对象、环境和目标的定态,整理各决策点及其子点,通过直觉、逻辑推理、统计分析、实验证实等方式加以判断,并不断创新达到策划期望。针对科普教育目的性、社会性很强的活动策划,也需要进行科普场馆的自我、对象、环境和目标的定位,尤其是从《科普法》所阐述的社会效益和教育作用的效用分析来确定该活动策划的意义,另一个重要因素是科普活动内容与形式等各方面的创新决策点所能起到的效用。

(四)活动管理监测评估的分析和定位

  活动的整体性和局部细节形成管理过程的两个方向,一个是自上而下,而另一个是自下而上的流程进行磨合,这是策划的一种思维方式,也是活动执行过程中容易引起矛盾的结合点,需要把关和监测。其实,科普活动从策划开始就已经形成可监测内容,每个决策点都是需要监测和控制,从而形成科学评估的一种手段。科普活动的评估是科学性的,内容是综合性的,效能也可以是长久性的,方法有定量可测,也有定性主观性,但评估的目的是为了进行总体评价,不仅是总结经验教训,更主要是进行效能的增容管理,提高科普活动的整体水平。

三、PACO循环理论与科普策划流程建立

  科普活动的策划借鉴了商务策划的理论,是全面、整体和综合的PACO循环过程策划。理论的PACO循环是指策划、决策、实施和评估四个阶段过程和要求,而根据科普基地实际情况可归纳为科普策划活动三部曲,即准备与策划、落实与执行、评估与总结的循环过程,从而形成和建立起《策划书》、《任务书》、《评估书》的“三书”管理体系。
 

图为科普活动的循环流程与“三书”文本建立图

四、准备与策划确立方案,目标到位完成《策划书》

  经过目标定位、诊断检查、创意构想、形成方案、提案报告、方案决策等一系列策划和决策过程之后,形成完整的一份策划案,即《策划书》是以“何事、何人、何时、何处、何因、何法、预算、预测”八大要素展开而成,经过上下沟通和多方协调使之策划案成为一份决策性的可行性报告。

  一般的《策划书》内容与格式规范如下:

 1.策划书封面。包括策划名称、策划部门、日期、编号等内容。

 2.序文。主要介绍活动背景、活动目的与活动意义,内容要求紧扣时代背景、社会背景与教育背景,鲜明体现在活动主题上;活动目的陈述要简洁明了,要具体化;活动意义其中包括文化意义、教育意义和社会效益,及预期在活动中产生怎样的效果或影响等。

 3.目录。

 4.策划目标。主要是阐述科普活动在数量、速度、质量和成本上的总体效应目标,并满足重要性、可行性、时效性的要素内容。

 5.策划内容。

  1)活动名称是根据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概括活动的名称,一般包括“单位名称+活动主题+活动形式+策划书

  2)活动时间与地点要顾及各种客观情况,比如设备申请、场地因素、天气状况等;

  3)活动形式包括如演出、竞赛、欣赏、宣传、展览、调查、讲座等;

  4)活动流程由三个阶段,第一阶段为准备阶段,包括海报宣传、前期报名、赞助经费等内容,第二阶段为活动阶段,包括人员的组织配置、场地安排情况等内容,其中还须注明开展活动的阶段负责人、指导单位、参加人数等信息,此阶段还须确保决策点的监测验收;第三阶段为后续阶段,包括结果公示、活动开展情况总结、评估等内容;

  5)奖项设置涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现;

  6)活动中应注意的问题及细节,其中包括内外环境的变化,给策划案的执行带来一些不确定性因素的内容,以及当环境变化时是否有应变措施,损失的概率是多少,造成的损失多大等也应在策划中加以说明;

  7)活动安全对于大型活动和户外活动,要成立安全小组,指定第一安全负责人,充分考虑安全隐患,把人身安全放在活动开展的首要位置。

 6.经费预算。活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,用清晰明了的形式列出。同时也包括时间、人力、物力的预算。

 7.预测策划效果。主要侧重阐述评估书所要求的内容为妥。

 8.注意事项。其他未注明的内容。

五、落实与执行确立计划,分步实施制订《任务书》

  科普活动实施从三个方面加以关注,策划部门包括决策领导和实施部门或个人把策划方案转向实施计划,掌握全面贯彻的情况,将智慧转化成活成功动的过程,要考虑结果是否达到领导的预想?是否超额完成任务?是否能找出不足之处?等等。为此,分解《策划书》内容需要多方协调和沟通,落实决策点的监测内容和监测者反馈,形成计划并有效地落实到部门、个人的任务书中,确保整个活动,某个环节的圆满完成。

  《任务书》的格式一般按时间节点排序,按活动的全部流程进行梳理,结合具体内容进行分解,细化步骤和要求,同进落实主管和辅助部门或个人的责任者,行文格式一般参考《ⅹⅹ科普活动任务书》内容:

ⅹⅹ科普活动任务书

阶段

时间节点(年月日时——年月日时)

任务序号

内容或任务

步骤分解

主管部门或个人

协助部门或个人

监测和评估

准备阶段

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

活动阶段

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

后续阶段

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

其他内容和反馈意见

 

 

 

 

 

 

注:1.步骤分解是指内容或任务具有连贯要求,或涉及的主管部门较多而进行的分步落实。

2.监测和评估是对完成情况的标注,同时也需要指出本步骤存在的不妥之处,或修正要求,或合理建议等。

3.本计划书在活动结束由部门收集,注明部门或个人姓名后,统一由组织活动负责部门收集。

  《任务书》是以具体分工与合作,责任到人的要求进行工作布置,也是全体实施者认真负责执行的指令。实施者无须研究决策是否正确,若发现决策有纰漏,应向决策者反映情况,在决策者尚未做出新的决策之前,实施者仍然需要不折不扣地执行。

  在制订《任务书》的同时也需要考虑科普活动每个步骤的监测和评估。实施监督一般采用进度倒计时法,即把任务指标分别体现在表格上,把计划完成情况展示在显著的地方,并不断地对完成计划所剩余的时间进行提醒。为此,一般组织部门或个人喜欢把任务书重新按工作习惯重新编排,进行部门或个人执行的任务书,如《ⅹⅹ科普活动进度表》等。

ⅹⅹ科普活动进度表

项目 日期

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

 

内容1

步骤1

-

-

-

-

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

步骤2

 

 

 

 

 

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步骤3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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内容2

步骤1

 

 

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步骤2

 

 

 

 

 

 

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步骤3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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六、评估与总结确立报告,分析成果完成《评估书》

  《评估书》一般以活动评估报告形式进行,内容包括活动总结和数据分析。一般在科普场馆由办公室第三方来完成,所以要强调资料的收集、活动的总结和评估方法的确定。

(一)资料的收集和活动的总结

  总结一般的流程也是先从策划部门、决策者和实施部门或个人进行的检查和反馈开始,经过座谈、交流、反馈、收集等多种形式形成本次科普活动的总结,为下一次(届)科普活动的策划提供帮助,促进其活动质量的提升。这是一般活动后续阶段的工作重点,《策划书》中已经包括评估内容进行成果预测,为此在《任务书》内也需要增加监测和评估的相关工作和内容。

  实施部门或个人的工作小结与反馈表要点:

  除部门或个人的基本情况外,根据《任务书》的主管和辅助内容或任务逐一在备注中表述完成情况、存在问题、合理建议等要求。各部门在回收《任务书》后,分析个人的反馈意见,并在“其他内容和反馈意见”栏内完成部门意见和建议。

2、策划与决策者的工作小结与反馈表要点:

  策划部门回收此次活动的《任务书》后进行分析和汇总,也可以召开一些座谈会进行回顾分析,并结合领导对此次活动的意见,根据策划书和计划任务书内容逐一表述实施过程中的不足和弥补内容,包括可取之处和今后需要细化的内容,以及一些经验和教训,完成《评估书》的总结部分。

组织工作小组的评估与总结要点:

  办公室在汇总资料与信息的基础上,需要用多种方法掌握策划活动和任务完成情况的反馈资料,利用适合本场馆的评估方法进行该活动定量和定性的评估,最好是采用360度评估方法进行,即通过对策划方、组织方、实施方、活动对象、相关单位与媒体、上级单位等角度反馈的分析。最后完成告知和资料归档。

本次(届)活动的评估与总结要点:

  本次届(届)活动的总结报告是《评估书》的附件部分,主要是以活动成功与不足进行分析,如叙述本次活动成功要点可以根据本次(届)活动中所反馈出来的好形式、好效果等内容,也包括活动结果后取得社会效益和经济效益在数据、文字上的罗列集中分析,包括新闻媒体报道的信息、奖状等原始资料汇集;叙述本次(届)活动存在的问题及解决方法时,主要是真实描述活动中在各方面不到位,或矛盾的内容,以及活动中反馈出来的问题或现象,并提出解决问题的方法和意见;叙述本次(届)活动可借鉴的内容,主要是针对今后举行此类活动提出一些建议和策划、实施等步骤思路和要求。

(三)评估内容要点

  评估书一般以表格形式表达为妥,需要理性公正地描述,做到简单扼要,尽可能用数据表达,切忌用词模糊产生歧异。由于评估要求与对象不同,所要的需求也有所差异,故较难形成规范的模式,仅提供一些要素进行参考。

 1、第一部分:基本信息,包括活动的主题、形式、日期、地点、主办单位、协办单位、参加对象情况等内容。

 2、第二部分:科普活动完成情况以及取得的成效,包括活动内容、完成目标和经费使用情况等。

 3、第三部分:活动的定性评估,包括社会效益、教育意义和自我提升创新等内容。

 4、第四部分:活动的定量评估,包括人力、物力、财力和时间的评估。

 5、第五部分:活动的《策划书》、《任务书》验收与评估。

 6、第六部分:资料收集与档案清单,包括总结报告、新闻报道等。

七、补充与说明

  “三书”管理形成的《策划书》、《任务书》和《评估书》仅提供给科普工作者在科普活动中的一些工作思路及简单的操作方法,不包括工作流程和内部管理等与执行效用有关的细节,因此在具体运用中需要与管理相结合,不断与现实相适应,与科普活动的目标相整合,从而真正形成科普场馆在自身科普活动管理中使用的规范资料包。

 

 

参考文献:

[1]汪萍.《商务策划原理教程》 中国商业联合会商务策划研究中心

[2]《科普法》 第九届全国人民代表大会常务委员会第28次会议通过 2002.6.29